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Pour plusieurs raisons, une entreprise peut décider de déménager ses archives. Cette opération délicate nécessite un mode de fonctionnement bien précis. Comment s’y prendre donc ?

Le choix du nouvel emplacement d’archivage

Avant de procéder au déplacement des documents archivés, il est important de choisir un nouveau lieu meilleur au précédant. Pour cela, plusieurs critères doivent être pris en considération, notamment la superficie exploitable du nouveau site, mais aussi son accessibilité. Tenez compte aussi des possibilités d’agencement de rayons qu’offre cet endroit. Aussi, la température de la pièce, son niveau d’humidité ainsi que l’exposition à la lumière sont autant d’éléments importants à considérer.

Dès lors que tous ces critères ont été vérifiés et validés, il convient de choisir et d’installer les différents rayons devant accueillir les archives. Enfin, les archives pourront être transférées dans leur nouveau cadre en toute sécurité.

L’organisation pratique du déménagement d’archives

C’est la phase la plus complexe du processus. Ici, il faut choisir le matériel adéquat pour empaqueter convenablement les documents. C’est également à cette étape qu’il faut réaliser un inventaire et un tri de tous les écrits en présence. Il faudra donc relever par exemple les documents abîmés, ceux manquants ou les plus obsolètes. Une fois ce fichier établi, les archives devront être rangées dans les cartons de manière ordonnée.

Enfin, en dehors des archives, d’autres matériels peuvent être aussi déménagés. Il peut s’agir des bureaux, des rayons et tout autre élément jugé utile. Une bonne préparation du déménagement d’archives permet de réussir chaque étape du processus, sans altérer la qualité des documents.

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